در یک استارتاپ برگزاری جلسات کاری و حضور مدیران، کارآفرینان و افراد تیم استارتاپی در آن از اهمیت بالایی برخوردار است. چراکه در این جلسات نقشه راه، هدف و برنامه استارتاپ تشریح می‌شود. البته به هنگام برگزاری جلسات و مذاکرات در استارتاپ شما باید به آداب برگزاری جلسات واقف باشید. بنابراین ما در این مقاله به آداب برگزاری جلسات و مذاکرات در استارتاپ خواهیم پرداخت. پس در ادامه مطلب با استارتاپ استودیو اکتا همراه باشید.
آیا در یک استارتاپ رعایت آداب جلسات و مذاکرات مهم است؟چرا؟
بله؛ به هنگام برگزاری جلسات شما باید استانداردهای برگزاری جلسات را رعایت کنید تا جلسه رسمیت پیدا کند تا بتواند به اهداف تعیین شده خود دست یابد
از آداب برگزاری جلسات استارتاپ چند نمونه را نام ببرید؟
از آداب برگزاری جلسات استارتاپ می‌توان به عدم استفاده از لب تاپ یا گوشی، زمان جلسه، نحوه نشستن و … اشاره نمود.
آداب برگزاری جلسات و مذاکرات در استارتاپ
شما به عنوان مدیر استارتاپ در استارتاپ استودیو اکتا به هنگام برگزاری جلسات و مذاکرات با شرکت‌های مختلف، اعضای تیم استارتاپی و کارآفرینان می‌بایست برخی نکات را رعایت کنید تا بتوانید به اهداف تعیین شده خود از برگزاری جلسات و مذاکرات در چگونه استارتاپ خود را بسازیم دست پیدا کنید. البته آداب یا قوانین جلسات یا مذاکرات بسته به فرهنگ‌سازمانی، سبک مدیریت و موضوع فعالیت هر شرکتی متغیر است. توجه داشته باشید که قبول استانداردهای جلسات از یک‌سو جلسات را به‌طور حرفه‌ای به‌پیش می‌برد و از سوی دیگر اختلاف‌ها و هیاهوها را به حداقل می‌رساند.
به‌طورکلی آداب برگزاری جلسات و مذاکرات در استارتاپ عبارت‌اند از:
موضوع یا هدف جلسات یا مذاکرات را مشخص و اعلام کنید
قبل از شروع جلسات یا مذاکرات در استارتاپ استودیو چیست شما می‌بایست موضوع یا هدف از برگزاری جلسات یا مذاکرات را مشخص و سپس آن را به طرف‌های شرک کننده اعم از کارآفرینان، سرمایه گذران، کارکنان و سایر افراد شرکت‌کننده در جلسات اعلام کنید تا افراد از موضوع جلسات آگاهی پیدا کنند.
زمان جلسات
زمان جلسات خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که همه افراد و زیر مجموعه‌های آنها بتوانند در جلسات شرکت کنند. به‌طور مثال از برگزاری جلسات در روزهای تعطیل، عزاداری‌ها، نیمه‌شب و … پرهیز کنید.
استفاده درست از زمان
در چگونه استارتاپ خود را بسازیم زمان عنصر ارزشمندی به شمار می‌رود به همین دلیل بهتر است زمان خود را طول جلسه بیهوده تلف نکنید. توجه داشته باشید که شما در طول جلسات و مذاکرات نسبت به زمانی که هدر می‌دهید به تیمتان مدیون هستید به همین دلیل تا می‌توانید جلسات را ساده و در زمان محدود برگزار کنید و از برگزاری جلسات بیهوده بدون نتیجه و هدف مشخص پرهیز کنید. سخنرانی طولانی انجام ندهید و زمان خود را مدیریت کنید.
عدم استفاده از لب تاپ یا تلفن همراه
به هنگام برگزاری جلسات از تلفن همراه یا لب تاپ جزء در موارد ضرورت که نیاز جلسات به شمار می‌رود استفاده نکنید. البته به جای استفاده از لب تاپ یا گوشی می‌توانید از دفتر یادداشت برای یادداشت و صورت برداری استفاده کنید که حس بهتری هم به آدمی منتقل می‌کند.
اصل اولیه و مهم در استارتاپ استودیو چیست رابطه بر پایه احترام به طرف مقابل است، به همین در دست داشتن موبایل نخستین قدم برای شکستن احترام و در نتیجه قطع ارتباط محسوب می‌شود. جلسات باید چشم در چشم و به صورت رودرو باشد. چراکه این کار باعث جلب اعتماد می‌شود. پس به هنگام صحبت به جای اینکه به صفحه صفحه گوشی خود خیره شوید بهتر است به صورت گوینده خیره شوید و با تکان دادن سر سخنان او را تائید یا تکذیب کنید و در صورت نیاز گاهی از لبخند استفاده کنید.
غذا خوردن یا نوشیدن
در چگونه استارتاپ خود را بسازیم یکی از آداب جلسات این است که از خوردن و آشامیدن به خصوص هنگامی که طرف مقابلتان صحبت می‌کنید بپرهیزید. چراکه این برخورد شما نوعی بی‌احترامی تلقی می‌شود.
عدم قطع صحبت طرف مقابل
نکته‌ای که در طول برگزاری جلسات باید به آن توجه داشت این است که به‌هیچ‌عنوان حرف طرف مقابلتان را قطع نکنید و اگر سؤالی در ذهنتان است صبر کنید تا صحبت طرف مقابلتان تمام شود، سپس با ملایمت سؤال خود را بپرسید.
بگذارید همه افراد نظر و پیشنهادات خود را ارائه بدهند
در استارتاپ استودیو اکتا افراد با ایده‌ها و نظرات مختلفی شرکت می‌کنند. یک مدیر موفق باید تمامی پیشنهادات را بشنود و افراد را از ارائه پیشنهادات مرتبط با موضوع جلسه محدود نکند تا همه افراد بتوانند نظرات و دیدگاه‌های خود را بیان کنند. چراکه در بطن هر پیشنهادی ممکن است ایده‌ای برای پیشرفت استارتاپ نهفته باشد. توجه داشته باشید که دادن فرصت به افراد باعث می‌شود تا آنها خود را جزئی از تیم استارتاپی بدانند و بری موفقیت آن تلاش کنند و جلسه را سوری تلقی نکنند.
پرهیز از پرخاشگری
در یک جلسه استارتاپی مهم است که شما به هنگام عصبانیت از پرخاش و تندی پرهیز کنید حتی اگر نظری مخالف نظرتان شنیدید.
رعایت آداب نحوه دست دادن
در اولین ملاقات در استارتاپ استودیو اکتا برای جلب اعتماد هنگامیکه دست خود را برای دست دادن به‌سوی طرف مقابل دراز می‌کنید دست وی را محکم فشار ندهید. چراکه چنین عملی هرچند بدون قصد پیام تهدیدآمیز و ناخوشایندی را به طرف مقابلتان منتقل می‌کند از سوی دیگر فشار دادن زیاد دست این پیام را به طرف مقابل منتقل می‌کند که شما از موضع قدرت در جلسات یا مذاکرات شرکت نموده‌اید که حس نابرابری را تقویت می‌کند. توجه داشته باشید که اگر دست طرف مقابلتان را نیز به آهستگی فشار دهید نشان از ضعف شماست که همین عامل بی‌اعتمادی طرف مقابل را به همراه دارد و باعث می‌شود طرف مقابل از موضع قدرت با شما برخورد کند.
درست بشینید
در جلسات استارتاپی خود هیچ‌گاه دست‌به‌سینه نشینید. چراکه چنین عملی حکایت از گارد دفاعی شما دارد که با وجود آن نمی‌توانید اعتماد طرف مقابل را به دست بیاورید. از حرکات پاها و لرزاندن آنها نیز پرهیز کنید و به هنگام صحبت دستتان را روی میز بگذارید و با حرکت دست‌های خود به هنگام صحبت کردن حس بهتری را به طرف مقابل منتقل کنید.
دستان خود را محکم نگیرید
در یک گفتگوی صمیمانه برای ایجاد حس اعتماد در چگونه استارتاپ خود را بسازیم دستان خود را باز نگه دارید و از قفل کردن دست‌ها و پنهان کردن آن بپرهیزید و به این ترتیب طرف مقابلتان را به یک گفتگوی صمیمانه سرشار از اعتماد دعوت کنید. از حرکات دست برای بیان مقصود خود استفاده کنید.
روبروی مهمانتان بنشینید
اگر مهمانی وارد دفتر کار شما شد و می‌خواهید با وی جلسه یا مذاکره‌ای داشته باشید بهتر است برای هم سطح شدن با وی از پشت میز کارتان بلند شوید و درست روبروی مهمانتان بنشینید.
صاف بشینید
در یک جلسه رسمی مراقب حرکات بدن خود باشید و بدن خود را بیش‌ازاندازه حرکت ندهید و آن را خم نکنید. میز جلویی خود را در آغوش نگیرید و برای بهتر شدن کف هر دو پای خود را بر روی زمین بگذارید.
با ظاهری آراسته در جلسات شرکت کنید
توجه داشته باشید درست است پوشش آزاد است ولی در جلسات کاری و مذاکرات بهتر است در چارچوب متعارف پوشش خود را رعایت کنید که توصیه ما به شما برای جلسات سازمانی استفاده از پوشش رسمی است.
از حواس‌پرتی و سروصدا پرهیز کنید
در طول جلسات استارتاپ استودیو چیست از ایجاد سروصدا پرهیز کنید. چراکه این کار باعث شود تا حواس گوینده پرت شود. در جلسات یا مذاکرات استارتاپی خیلی آرام بنشنید و از مفاد جلسه استفاده و در صورت نیاز سؤالات خود را در زمان مناسب بپرسید.
به هنگام کسالت در خانه بمانید
با گسترش کووید 19 اگر احساس مریضی می‌کنید بهتر است در خانه بمانید و از سرایت بیماری به دیگران جلوگیری کنید.
سخن پایانی
دانستن آداب برگزاری جلسات و مذاکرات باعث می‌شود تا شما بتوانید از جلسات به صورت کاربردی نهایت استفاده را ببرید و به اهداف تعیین شده خود دست پیدا کنید. از برگزاری جلسات بیهوده پرهیز نمایید. توجه داشته باشید که در جلسات یا مذاکرات نحوه نشستن، دست دادن، استفاده از موبایل و … تأثیر مستقیمی در پیشبرد مقاصد جلسات یا مذاکرات استارتاپ ایفا می‌کند. ما در این مقاله به مهمترین آداب برگزاری جلسات و مذاکرات در استارتاپ اشاره کوتاهی نمودیم که امیدواریم مفید واقع شده باشد سؤالات، نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما و دیگر مخاطبان در استارتاپ استودیو اکتا به اشتراک بگذارید و در صورت داشتن هرگونه سؤال با ما تماس بگیرید.